Przeprowadzka biura może być naprawdę sporym wyzwaniem. Trudność zależy od tego, jak duża jest twoja firma, ile posiada sprzętu oraz w jakim trybie pracuje. Jeżeli w ciągłym albo prawie ciągłym – będzie zdecydowanie trudniej. Najbardziej dogodna sytuacja jest w przedsiębiorstwach, które nie działają w weekend. Wtedy piątek wieczorem oraz całą sobotę i niedzielę można poświęcić na przeniesienie firmy w nowe miejsce. Z tego poradnika dowiesz się, jak to zrobić.

Kolejne etapy przeprowadzki biura:

I. Wyznaczenie terminu.

Termin musi być wyznaczony z dużym wyprzedzeniem. Minimum to 2-3 tygodnie, ale optymalny jest miesiąc, a nawet dwa. Wtedy to należy poinformować pracowników, że będą się przenosić, dać im dane nowej siedziby, jak też chociaż ogólnie nakreślić plan przeprowadzki.

Wyznaczenie terminu z dużym wyprzedzeniem nie tylko pozwoli twoim pracownikom oswoić się z myślą o przenosinach, ale też da ci czas na zaplanowanie wszystkiego tak, aby odbyło się nie tylko sprawnie i terminowo, lecz też bezpiecznie. Jest to także ważne w przypadku, gdy korzystasz z biura na wynajem, ponieważ będziesz w stanie zgrać terminy wypowiedzenia i końca umowy najmu z początkiem najmu w nowym obiekcie.

II. Zgromadzenie materiałów do pakowania.

Ten etap rozpoczyna się przeprowadzeniem ewidencji tego, co będzie przewiezione. Robiąc ją, należy określić, w co dany przedmiot można zapakować i na tej podstawie stworzyć listę potrzebnych materiałów. Będzie się ona na pewno składać z pudełek kartonowych, skrzynek, folii bąbelkowej, stretchu oraz taśmy samoprzylepnej.

III. Przygotowanie planu pakowania oraz przenosin.

Musisz określić co i w jakiej kolejności będziecie pakować, tak aby proces przenosin nie był chaotyczny i (jeśli to konieczne) zapewnił ciągłość funkcjonowania firmy. Na tym etapie koniecznie musisz pamiętać o kilku rzeczach:

1. Zadbaj o bezpieczeństwo wszystkich danych! Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych nośników pamięci. Trzeba zatroszczyć się zarówno o to, by dane nie dostały się w niepowołane ręce, jak i o to, by nie zostały zniszczone.
2. Dobrze zabezpiecz sprzęt elektroniczny. Dotyczy to chociażby monitorów. Wiele urządzeń jest delikatnych, należy więc je podwójnie owinąć folią bąbelkową i dopiero tak zabezpieczone umieścić w kartonach.
3. Spakowanie drobnych i prywatnych rzeczy ze stanowisk pracowników najlepiej pozostaw im samym.
4. Oznaczaj wszystkie przedmioty oraz pakunki, tak aby po rozpakowaniu było wiadomo, gdzie daną rzecz postawić. Pozwoli to chociażby uniknąć sytuacji, gdy nie będzie problem z przypisaniem komputerów do poszczególnych użytkowników.
5. Wyznacz osoby odpowiedzialne za przeprowadzkę. Przeprowadzka to proces w firmie jak każdy inny, więc warto, aby ktoś nim kierował.
6. W meblach opróżnij szafki i szuflady, a następnie zdemontuj ruchome części, takie jak chociażby półki. Później zaklej taśmą drzwi i szuflady, aby nie otwierały się podczas transportu. Zabezpiecz narożniki, np. grubym kartonem.
7. Zapewnij odpowiedni transport, dostosowany do gabarytów rzeczy, które musisz przenieść w nowe miejsce. Jeśli masz duży sprzęt, może się okazać, że busy będą niewystarczające i będziesz potrzebował ciężarówki.
8. Wykup ubezpieczenie lub, jeżeli korzystasz z usług firmy przeprowadzkowej, upewnij się, że ona posiada ubezpieczenie, dzięki któremu będzie mogła pokryć straty, w razie gdyby podczas transportu powstały jakieś uszkodzenia.

IV. Wybranie terminu przeprowadzki.

Wybierz taki termin, który nie zaburzy funkcjonowania firmy lub, jeżeli to niemożliwe, zrobi to w minimalnym stopniu. W wielu przypadkach wystarczy, iż będzie to weekend, jednak jeśli twoja firma pracuje w trybie ciągłym, możesz rozważyć jakieś święto lub zorganizować wszystko tak, by firma funkcjonowała w trakcie przenosin.

V. Przeprowadzka!

Jeśli wszystko dobrze zaplanowałeś, najprawdopodobniej odbędzie się ona bezproblemowo. W razie nieprzewidzianych zdarzeń, pomocna będzie rola kierowników przeprowadzki, o których wyznaczaniu pisaliśmy w etapie III.