Przeprowadzka biura może być naprawdę sporym wyzwaniem. Trudność zależy od tego, jak duża jest twoja firma, ile posiada sprzętu oraz w jakim trybie pracuje. Jeżeli w ciągłym albo prawie ciągłym – będzie zdecydowanie trudniej. Najbardziej dogodna sytuacja jest w przedsiębiorstwach, które nie działają w weekend. Wtedy piątek wieczorem oraz całą sobotę i niedzielę można poświęcić na przeniesienie firmy w nowe miejsce. Z tego poradnika dowiesz się, jak to zrobić.
Kolejne etapy przeprowadzki biura:
I. Wyznaczenie terminu.
Termin musi być wyznaczony z dużym wyprzedzeniem. Minimum to 2-3 tygodnie, ale optymalny jest miesiąc, a nawet dwa. Wtedy to należy poinformować pracowników, że będą się przenosić, dać im dane nowej siedziby, jak też chociaż ogólnie nakreślić plan przeprowadzki.
Wyznaczenie terminu z dużym wyprzedzeniem nie tylko pozwoli twoim pracownikom oswoić się z myślą o przenosinach, ale też da ci czas na zaplanowanie wszystkiego tak, aby odbyło się nie tylko sprawnie i terminowo, lecz też bezpiecznie. Jest to także ważne w przypadku, gdy korzystasz z biura na wynajem, ponieważ będziesz w stanie zgrać terminy wypowiedzenia i końca umowy najmu z początkiem najmu w nowym obiekcie.
II. Zgromadzenie materiałów do pakowania.
Ten etap rozpoczyna się przeprowadzeniem ewidencji tego, co będzie przewiezione. Robiąc ją, należy określić, w co dany przedmiot można zapakować i na tej podstawie stworzyć listę potrzebnych materiałów. Będzie się ona na pewno składać z pudełek kartonowych, skrzynek, folii bąbelkowej, stretchu oraz taśmy samoprzylepnej.
III. Przygotowanie planu pakowania oraz przenosin.
Musisz określić co i w jakiej kolejności będziecie pakować, tak aby proces przenosin nie był chaotyczny i (jeśli to konieczne) zapewnił ciągłość funkcjonowania firmy. Na tym etapie koniecznie musisz pamiętać o kilku rzeczach:
- Zadbaj o bezpieczeństwo wszystkich danych! Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych nośników pamięci. Trzeba zatroszczyć się zarówno o to, by dane nie dostały się w niepowołane ręce, jak i o to, by nie zostały zniszczone.
- Dobrze zabezpiecz sprzęt elektroniczny. Dotyczy to chociażby monitorów. Wiele urządzeń jest delikatnych, należy więc je podwójnie owinąć folią bąbelkową i dopiero tak zabezpieczone umieścić w kartonach.
- Spakowanie drobnych i prywatnych rzeczy ze stanowisk pracowników najlepiej pozostaw im samym.
- Oznaczaj wszystkie przedmioty oraz pakunki, tak aby po rozpakowaniu było wiadomo, gdzie daną rzecz postawić. Pozwoli to chociażby uniknąć sytuacji, gdy nie będzie problem z przypisaniem komputerów do poszczególnych użytkowników.
- Wyznacz osoby odpowiedzialne za przeprowadzkę. Przeprowadzka to proces w firmie jak każdy inny, więc warto, aby ktoś nim kierował.
- W meblach opróżnij szafki i szuflady, a następnie zdemontuj ruchome części, takie jak chociażby półki. Później zaklej taśmą drzwi i szuflady, aby nie otwierały się podczas transportu. Zabezpiecz narożniki, np. grubym kartonem.
- Zapewnij odpowiedni transport, dostosowany do gabarytów rzeczy, które musisz przenieść w nowe miejsce. Jeśli masz duży sprzęt, może się okazać, że busy będą niewystarczające i będziesz potrzebował ciężarówki.
- Wykup ubezpieczenie lub, jeżeli korzystasz z usług firmy przeprowadzkowej, upewnij się, że ona posiada ubezpieczenie, dzięki któremu będzie mogła pokryć straty, w razie gdyby podczas transportu powstały jakieś uszkodzenia.
IV. Wybranie terminu przeprowadzki.
Wybierz taki termin, który nie zaburzy funkcjonowania firmy lub, jeżeli to niemożliwe, zrobi to w minimalnym stopniu. W wielu przypadkach wystarczy, iż będzie to weekend, jednak jeśli twoja firma pracuje w trybie ciągłym, możesz rozważyć jakieś święto lub zorganizować wszystko tak, by firma funkcjonowała w trakcie przenosin.
V. Przeprowadzka!
Jeśli wszystko dobrze zaplanowałeś, najprawdopodobniej odbędzie się ona bezproblemowo. W razie nieprzewidzianych zdarzeń, pomocna będzie rola kierowników przeprowadzki, o których wyznaczaniu pisaliśmy w etapie III.
Zostaw komentarz